Από το Σπύρο Μυλωνά, Ιδρυτή της Κραταιόν Συμβουλευτικής

Είτε είστε σύμβουλος επιχειρήσεων είτε επικεφαλής ενός έργου, αυτή είναι μια ερώτηση που αντιμετωπίζετε συχνά όταν πρόκειται να ξεκινήσετε τη διαδικασία μιας αλλαγής. Τουλάχιστον εμείς την αντιμετωπίζουμε συνέχεια. «Πόσο καιρό θα χρειαστεί για να καταλήξουμε εκεί που θέλουμε;» Η ειλικρινής απάντηση, όσο άβολη κι αν ακούγεται, είναι «δεν ξέρουμε». Μπορεί να έχουμε μια ιδέα ή μια εκτίμηση ότι μπορεί να κυμαίνεται από 2 έως 6 μήνες ή από 1 έως 3 χρόνια, αλλά ειλικρινά… εξαρτάται.

Υπάρχουν τύποι αλλαγών όπου το χρονικό πλαίσιο μπορεί να προσδιοριστεί πιο εύκολα. Τέτοια παραδείγματα μπορεί να είναι η αλλαγή του μείγματος μάρκετινγκ και της συσκευασίας ενός προϊόντος, η αλλαγή του UI/UX της ιστοσελίδας μας για την αύξηση των conversions ή ακόμα και η αλλαγή στις εσωτερικές διαδικασίες, στους ρόλους και στις ευθύνες. Ωστόσο, όταν αντιμετωπίζουμε βαθύτερες αλλαγές που απαιτούν αλλαγή των τυπικών ή άτυπων κανόνων και των συμπεριφορών, των συνηθειών ή των νοοτροπιών με βάση τις οποίες λειτουργεί ο οργανισμός και οι άνθρωποι του, τα πράγματα είναι λίγο πιο περίπλοκα και πολυδιάστατα.

Με άλλα λόγια, υπάρχουν πρωτοβουλίες αλλαγής όπου μια γραμμική γνωστική προσέγγιση με βήματα και ορόσημα μπορεί να είναι επιτυχής και υπάρχουν βαθύτερες σύνθετες πρωτοβουλίες αλλαγής όπου μια πιο αναδυόμενη προσέγγιση θα λειτουργήσει καλύτερα. Παραδείγματα τέτοιων βαθύτερων αλλαγών είναι η οικοδόμηση ενός ευέλικτου (agile) οργανισμού, η αλλαγή της οργανωσιακής κουλτούρας, η προώθηση ενός ψηφιακού μετασχηματισμού ή η οικοδόμηση ενός πελατοκεντρικού οργανισμού, για να αναφέρουμε μόνο μερικά. Επομένως, εάν αναρωτιέστε πόσο χρόνο θα πάρει η αλλαγή που θέλετε να υλοποιήσετε, εδώ είναι μερικά πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου:

Να έχετε σαφή στόχο 

Όταν λέτε ότι θέλετε ο οργανισμός σας να γίνει πιο ευέλικτος ή πιο πελατοκεντρικός, να αυξηθούν οι πρωτοβουλίες απο τις ομάδες ή ακόμα και να μεταμορφωθεί ψηφιακά, τι εννοείτε ακριβώς; Ποιο είναι, συγκεκριμένα, το επιθυμητό αποτέλεσμα; Όπως υπάρχουν διαφορετικές αποχρώσεις σε μια παλέτα χρωμάτων, έτσι συμβαίνει και με κάθε σύνθετη αλλαγή. Για παράδειγμα, η δημιουργία δια-λειτουργικών ομάδων, διατηρώντας παράλληλα μια ιεραρχική δομή, μπορεί να είναι ένα καθοριστικό βήμα για εσάς προς την ευελιξία (agility). Αλλά μπορείτε να γίνετε ακόμα πιο ευέλικτοι κάνοντας τις διαδικασίες σας πιο ξεκάθαρες ή εφαρμόζοντας εργαλεία και τρόπους που κάνουν την πληροφορία να ρέει πιο γρήγορα και να είναι διαθέσιμη σε όλους. Μπορείτε να είστε ακόμα πιο ευέλικτοι εισάγοντας pilots, prototypes, user testing και ούτω καθεξής. Αυτό, όμως, που είναι σημαντικό είναι να προσδιορίσετε τον τελικό σας στόχο. Συχνά, η δυσκολία στον καθορισμό του χρονικού πλαισίου σχετίζεται με το γεγονός ότι απαιτείται περισσότερη σαφήνεια σχετικά με τον ακριβή επιθυμητό στόχο και αποτέλεσμα.

Πηγαίνοντας πιο αργά μπορεί να σας οδηγήσει πιο γρήγορα εκεί που επιθυμείτε

Όταν πρόκειται για την ενσωμάτωση σύνθετων αλλαγών που συνεπάγονται μια μετατροπή στα στις συμπεριφορές, στις συνήθειες ή στις νοοτροπίες, η ταχύτητα δεν είναι η καλύτερη μέτρηση. Στην πραγματικότητα μπορεί να είναι και περιοριστική καθώς σας επιβαρύνει όταν αντιμετωπίζετε ήδη την δυσκολία που συνεπάγεται μια τέτοια προσπάθεια αλλαγής. Όταν είστε τόσο συγκεντρωμένοι στην επίτευξη μιας προθεσμίας, στην πραγματικότητα χάνετε σημαντικά δεδομένα. Όταν μένετε σε αυτό που «πρέπει να συμβεί», δεν δίνετε σημασία σε «αυτό που είναι διαθέσιμο εδώ και τώρα». Ποια είναι η αντίσταση που δείχνει το σύστημα; Ποια είναι η υποστήριξη που χρειάζεται για να δημιουργήσει «κίνηση»; Με άλλα λόγια, ποια είναι τα σημάδια και τα δεδομένα που πρέπει να παρατηρήσετε και να αναγνωρίσετε προσεκτικά -και όχι να απορρίψετε ή να προσπεράσετε- ώστε το σύστημα και οι άνθρωποι του να κινηθούν προς μια κατεύθυνση; Το να παραμείνετε και να ενεργήσετε με αυτό που αναδύεται απαιτεί να μειώσετε ταχύτητα, να σταθείτε και να παρατηρήσετε προσεκτικά ό,τι συμβαίνει γύρω σας αντί, απλά, να εστιάσετε σε ένα χρονοδιάγραμμα.

Εμπιστευτείτε τη συλλογική νοημοσύνη και τη συνείδηση ​​του συστήματός σας

Κάνετε αλλαγή “στους” ανθρώπους ή “με” τους ανθρώπους; Κάποια πράγματα δεν μπορούν να επιβληθούν. Η συμμετοχή των ανθρώπων σε αυτή τη διαδικασία είναι ένα βασικό μέρος του ταξιδιού της αλλαγής, χωρίς ωστόσο να μπορεί να προκαθοριστεί τι θα προκύψει από την επεξεργασία, το μοίρασμα και τις ιδέες τους. Το να εμπιστεύεσαι τη συλλογική νοημοσύνη του συστήματος και να του δίνεις χώρο να επιτελεί το έργο του αντί να προσπαθείς να του επιβάλεις το αποτέλεσμα και το χρονοδιάγραμμα, είναι δύο πολύ διαφορετικά πράγματα. Είναι πάντα πιο σημαντικό να φτάσετε εκεί που θέλετε με το να προχωράτε σταθερά παρά να καταλήξετε πιο γρήγορα. Και για να συμβεί αυτό, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι πατάτε καλά σε κάθε βήμα πριν προχωρήσετε στο επόμενο.

Για να κάνετε βιώσιμες αλλαγές, πρέπει να διατηρήσετε μια ισορροπία μεταξύ της άβολης ενόχλησης που βιώνει ο οργανισμός και του εξαναγκασμού του τρόπου και του ρυθμού που μπορεί να κινηθεί, με ό,τι είναι διαθέσιμο εδώ και τώρα. Κάποια πράγματα χρειάζονται χρόνο για επεξεργασία και αφομοίωση και αυτό συχνά εξαρτάται από πολλές παραμέτρους εκτός του δικού μας ελέγχου. Και αυτό είναι απολύτως εντάξει 🙂