Γνωρίζατε πως σε ετήσια βάση πραγματοποιούνται εκατομμύρια workshops ανά τον κόσμο;  Είτε χρησιμοποιούνται για επίλυση επιχειρηματικών προβλημάτων, βιωματική μάθηση, εκπαίδευση προσωπικού, ευθυγράμμιση ομάδων ή στρατηγικό σχεδιασμό, τα workshops αποτελούν μία παρέμβαση που διαταράσσει τον καθημερινό τρόπο εργασίας των συμμετεχόντων, αφού τους βγάζει από τη ρουτίνα τους.  Ποια όμως είναι εν τέλει τα συστατικά που κάνουν ένα workshop να λειτουργεί αποδοτικά; 

Έχοντας αναλάβει και πραγματοποιήσει εκατοντάδες workshops σε οργανισμούς διαφορετικών μεγεθών που καλύπτουν ένα ευρύ φάσμα οργανωσιακών θεμάτων και προκλήσεων, έχουμε συνειδητοποιήσει πως τα workshops μοιάζουν πολύ με τη δημιουργία ενός δείπνου για αγαπημένους φίλους. Βασίζονται σε μία συνταγή, χρειάζονται προετοιμασία, προϋποθέτουν να είσαι παρών ώστε να απολαύσεις τη στιγμή και το πιο σημαντικό, να βάλεις μεράκι και αγάπη. Παρακάτω δείτε τα κύρια συστατικά της δικής μας συνταγής.  

Η προετοιμασία – Συγκεντρώνουμε τα κατάλληλα υλικά για τη συνταγή

1. Προσδιορίστε το σκοπό: Απαντήστε ξεκάθαρα ποια είναι η πρόκληση που καλείστε να λύσετε, τι θέλετε να πετύχετε, πως θα μετρήσετε την επιτυχία, γιατί είναι σημαντικό να λυθεί η πρόκληση τη δεδομένη στιγμή αλλά και ποιοί stakeholders εμπλέκονται σε αυτήν. Μια χρήσιμη άσκηση που μπορείτε να αξιοποιήσετε για να φτάσετε στη ρίζα του προβλήματος είναι τα 5 Whys
2. Προετοιμάστε τους συμμετέχοντες: Σκεφτείτε πως μπορείτε να ενεργοποιήσετε τους συμμετέχοντες πριν τη συνάντηση (πχ στέλνοντάς τους, πριν το workshop, να δουν ένα σχετικό βίντεο, να κάνουν μία άσκηση ή να σκεφτούν μία ερώτηση) και κοινοποιήστε πληροφορίες που αφορούν ημερομηνία, ώρες και τόπο διεξαγωγής καθώς και το σκοπό του workshop. 
3. Δημιουργήστε τη ροή (αλλά μην παγιδευτείτε σε αυτή!): Δημιουργήστε μία agenda με τίτλο άσκησης, περιγραφή βημάτων εκτέλεσης, υλικά που χρειάζονται καθώς και τους αντίστοιχους χρόνους ώστε να την έχετε σαν οδηγό, χωρίς όμως να σημαίνει ότι δεν μπορείτε να ξεφύγετε από αυτή, εάν χρειαστεί. Εδώ μπορείτε να βρείτε πολλές διαφορετικές ασκήσεις ανάλογα με τις ανάγκες σας.
4. Ορίστε ξεκάθαρες αρμοδιότητες: Ορίστε ποιος θα είναι ο facilitator (κάποιος από την ομάδα ή εξωτερικός συνεργάτης), ο οποίος μεταξύ άλλων οδηγεί τις συζητήσεις, θέτει ερωτήσεις και διασφαλίζει ότι κινούμαστε προς τη σωστή κατεύθυνση καθώς επίσης ποιός θα είναι ο co-facilitator που θα υποστηρίζει το workshop, θα κρατήσει σημειώσεις, θα παρέμβει όπου χρειαστεί αλλά και θα έχει υπόψη του οργανωτικές λεπτομέρειες.
5. Bonus για virtual workshops: Ειδικά τώρα που μεγάλο ποσοστό των workshops γίνονται διαδικτυακά, φροντίστε να ρωτήσετε τους συμμετέχοντες με ποια διαδικτυακά εργαλεία είναι περισσότερο εξοικειωμένοι και αφιερώστε χρόνο για extra καθοδήγηση. Εργαλεία που χρησιμοποιούνται σε μεγάλη κλίμακα για διαδικτυακά workshops είναι μεταξύ άλλων τα miro, mural. 

Η φάση του workshop – Η στιγμή του γεύματος, απολαύστε το!

1. Δημιουργήστε κλίμα αποδοχής και συνεργασίας: Δημιουργήστε την αίσθηση χαλαρής διάθεσής και κυρίως τονίστε ότι, κάθε ιδέα και άποψη που αφορά στο σκοπό του workshop, είναι ευπρόσδεκτη. Ξεκινήστε με 1-2 ασκήσεις ζεστάματος που θα ξεκλειδώσουν την ομάδα και ορίστε λίγο χρόνο που οι συμμετέχοντες θα επεξεργάζονται μόνοι τους συγκεκριμένες ερωτήσεις και να σημειώνουν σκέψεις για να βεβαιωθείτε ότι όλοι συμμετέχουν ενεργά.
2. Διαχειριστείτε την κοινωνική επιρροή: Άτομα με έντονη άποψη, αντιρρησίες, όλοι έχουν θέση σε ένα workshop και φέρνουν συγκεκριμένη αξία. Ακούστε αυτά που έχουν να φέρουν στην ομάδα ως πληροφορία, κρατήστε αυτά που έχουν αξία ανακεφαλαιώνοντας τα κύρια σημεία της παρέμβασής τους και συμπεριλάβετέ τους στη ροή του workshop δίνοντάς τους να κάνουν κάτι συγκεκριμένο. 
3. Έχετε υπόψη σας το χρόνο: Έχετε στο μυαλό σας τους χρόνους της agenda αλλά κυρίως παρατηρείτε τη συζήτηση. Όταν αντιλαμβάνεστε ότι δεν προχωράει ή κάνει κύκλους είναι σημαντικό να συνοψίζετε και να προχωράτε στην επόμενη. Ο χρονικός περιορισμός των ασκήσεων είναι μία μέθοδος που παρουσιάζει αρκετή αποδοτικότητα. Ένας τέτοιος τύπος ασκήσεων είναι ο Note & Vote.
4. Αγκαλιάστε το χάος: Είναι λογικό να μην έχουμε τις απαντήσεις στην αρχή του workshop, μερικές φορές ακόμα και στο τέλος του. Καθοδηγήσετε την ομάδα μέσω συζήτησης, ερωτήσεων ή ασκήσεων να προσεγγίσει γενικά το θέμα και έτσι να παράξει όσο γίνεται περισσότερες ιδέες και προκλήσεις και στη συνέχεια να εμβαθύνει στα 2-3 μείζονα ζητήματα. Μία ευρέως διαδεδομένη πρακτική που μπορείτε να αξιοποιήσετε είναι η τακτική της αποκλίνουσας – συγκλίνουσας σκέψης. 
5. Κρατήστε σημειώσεις: Φροντίστε να κρατάτε σημειώσεις από όσα διατυπώνονται και αποφασίζονται και συλλέξτε τυχόν σημειώσεις/ασκήσεις από τους συμμετέχοντες που θα σας βοηθήσουν στην πληρέστερη αποτύπωση του workshop.
6. Περάστε καλά: Μην προσπαθήσετε πολύ, απλά χαλαρώστε και απολαύστε το. Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τρόποι για να ζεστάνετε το κλίμα. Αν είστε από αυτούς που το χιούμορ τους τρέχει από τα μπατζάκια, αξιοποιήστε το άφοβα. Αν πάλι έχετε μέσα σας αστείρευτη φροντίδα για τους άλλους ή περιέργεια να γνωρίζετε διαφορετικούς τύπους επαγγελματιών μέσα από workshops, αξιοποιήστε την και αυτήν. 

Όταν οι καλεσμένοι φεύγουν – Η φάση του συμμαζέματος

1. Αναλύστε το αποτέλεσμα & μοιραστείτε την πληροφορία: Ορίστε μία εσωτερική συνάντηση της ομάδας των facilitators και επεξεργαστείτε τα βασικά ευρήματα, συμφωνήστε στη δομή των outputs και ορίστε ημερομηνία που θα τα στείλετε. Καλό είναι να τα στείλετε 2-3 ημέρες μετά το workshop.
2. Ζητήστε feedback: Είτε μέσω σύντομου ηλεκτρονικού ερωτηματολογίου είτε και μέσω μιας σύντομης συνάντησης με τον υπεύθυνο του workshop από τη μεριά της εταιρείας, ζητήστε feedback ώστε να βελτιστοποιήσετε τα επόμενα sessions.
3. Κρατήστε την ενέργεια ψηλά: Μπορείτε να παρατείνετε λίγο ακόμα την επίδραση του workshop διοργανώνοντας μία σύντομη συνάντηση, όπου θα παρουσιάσετε στην ομάδα της μικρές νίκες που πέτυχαν και θα πάρετε την αίσθησή τους για τα επόμενα βήματα. Τέλος, μία άσκηση που μπορείτε να κάνετε κλείνοντας το workshop είναι το γράμμα στον μελλοντικό εαυτό. Εδώ οι συμμετέχοντες καταγράφουν τη θετική αλλαγή που βίωσαν (συνειδητοποιήσεις, γνώσεις) στέλνοντας ένα γράμμα στον εαυτό τους για το τι θα ήθελαν να πετύχουν στο μέλλον. Τα συλλέγετε και τους τα στέλνετε σε συμφωνημένη ημερομηνία. 

Η παραπάνω συνταγή μπορεί να αποτελεί έναν οδηγό αλλά κάθε workshop είναι μοναδικό ή τουλάχιστον έτσι μας αρέσει να το βλέπουμε εμείς. Είναι σημαντικό να έχετε στο μυαλό σας πως η συνταγή χρειάζεται να προσαρμόζεται κάθε φορά, ανάλογα με τις συγκεκριμένες ανάγκες και περιστάσεις (περιορισμοί χρόνου, προφιλ συμμετεχόντων, επίπεδο συνειδητοποίησης του πελάτη). 

Ανυπομονούμε να μοιραστείτε μαζί μας τις ιστορίες σας αλλά και τις δικές σας συνταγές, ώστε να “μαγειρέψουμε” ακόμα καλύτερα και απολαυστικότερα workshops. Φυσικά είμαστε στη διάθεσή σας αν θέλετε να συζητήσουμε για το σχεδιασμό και την υλοποίηση του επόμενου workshop σας 🙂